Standard Databehandleraftale

1. Parterne

Denne aftale gælder i det omfang, FIND-EN-SERVICE behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige som led i levering af de aftalte ydelser.

2. Formål og omfang

Formålet med denne databehandleraftale er at sikre, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler og den dataansvarliges dokumenterede instruks.

Behandlingen kan blandt andet ske i forbindelse med:

• fjernsupport og adgang til kundens enheder, systemer og brugerkonti
• on-site support, fejlfinding, reparation og installation
• drift, overvågning, vedligeholdelse og teknisk administration
• ticket- og supportsager, servicehistorik og dokumentation
• backup, genetablering, migrering og relaterede IT-processer

Den konkrete behandling afhænger af den enkelte kundeaftale, systemopsætning og supportopgave.

3. Kategorier af registrerede og typer af oplysninger

Afhængigt af den konkrete opgave kan behandlingen omfatte personoplysninger om eksempelvis:

• kundens medarbejdere, brugere, konsulenter eller kontaktpersoner
• slutbrugere, borgere, kunder eller andre personer registreret i kundens systemer
• personer, hvis oplysninger indgår i e-mails, filer, logs, sager, databaser eller øvrige systemmiljøer

Behandlingen kan omfatte almindelige personoplysninger, herunder eksempelvis:

• navn, e-mailadresse, telefonnummer og stilling
• loginoplysninger, bruger-ID’er og systemrelaterede metadata
• IP-adresser, enhedsoplysninger og tekniske logs
• indhold i dokumenter, sager, tickets, e-mails og supportmateriale

Hvis den dataansvarlige giver adgang til særlige kategorier af personoplysninger eller fortrolige data, sker dette alene som led i den konkrete opgave og efter den dataansvarliges ansvar og instruks.

4. Varighed

Denne databehandleraftale gælder fra det tidspunkt, hvor FIND-EN-SERVICE behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne, og forbliver gældende, så længe sådan behandling finder sted.

Aftalen ophører, når behandlingen på vegne af den dataansvarlige ophører, medmindre andet følger af lovgivning, særskilt aftale eller nødvendige efterfølgende forpligtelser om sletning, tilbagelevering eller dokumentation.

5. Instruks

FIND-EN-SERVICE må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre behandling er påkrævet efter EU-ret eller national ret, som databehandleren er underlagt.

Kundens serviceaftale, bestilling, supporthenvendelser, tekniske specifikationer, adgangsgodkendelser og øvrige skriftlige anvisninger anses som en del af den dokumenterede instruks, i det omfang de vedrører behandling af personoplysninger.

6. Fortrolighed

FIND-EN-SERVICE sikrer, at personer, som er autoriseret til at behandle personoplysninger på den dataansvarliges vegne, er underlagt passende fortrolighedsforpligtelser eller en relevant lovbestemt tavshedspligt.

Adgang til oplysninger begrænses til personer med et legitimt arbejdsbetinget behov.

7. Sikkerhedsforanstaltninger

FIND-EN-SERVICE implementerer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng, formål og risici.

Disse foranstaltninger kan blandt andet omfatte:

• adgangsbegrænsning og rollebaseret adgang
• krypteret kommunikation og sikre forbindelser, hvor relevant
• logning, overvågning og tekniske kontrolforanstaltninger
• beskyttelse mod uautoriseret adgang, misbrug og tekniske angreb
• intern styring af adgang til kundesystemer, filer og supportsager
• løbende vedligeholdelse og opdatering af relevante systemer og værktøjer

Det præcise sikkerhedsniveau tilpasses den konkrete service og det miljø, hvori behandlingen sker.

8. Brug af underdatabehandlere

FIND-EN-SERVICE kan gøre brug af underdatabehandlere, når det er nødvendigt for levering, drift, hosting, kommunikation, support, sikkerhed eller relaterede tekniske funktioner.

Eventuelle underdatabehandlere må alene behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for deres del af leverancen, og skal være underlagt databeskyttelsesmæssige forpligtelser, der giver et beskyttelsesniveau svarende til denne aftale.

Den dataansvarlige giver ved accept af denne aftale en generel forhåndsgodkendelse til brug af underdatabehandlere, forudsat at den dataansvarlige kan blive orienteret om væsentlige ændringer efter anmodning eller som led i samarbejdet.

9. Bistand til den dataansvarlige

FIND-EN-SERVICE bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne, i det omfang det er relevant og rimeligt.

Dette kan blandt andet omfatte bistand ved:

• anmodninger fra registrerede om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller dataportabilitet
• vurdering og håndtering af persondatasikkerhedsbrud
• generel dokumentation omkring behandlingen
• relevante sikkerhedsforhold i relation til de leverede ydelser

Bistand, der går ud over almindelig support eller kræver særskilt ressourceforbrug, kan faktureres efter gældende priser, medmindre andet er skriftligt aftalt.

10. Persondatasikkerhedsbrud

Hvis FIND-EN-SERVICE bliver opmærksom på et persondatasikkerhedsbrud i relation til behandlingen på vegne af den dataansvarlige, underrettes den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

Meddelelsen vil i det omfang muligt indeholde relevante oplysninger om hændelsens karakter, de berørte datatyper, mulige konsekvenser og de tiltag, der er iværksat eller foreslås iværksat.

11. Overførsel til tredjelande

FIND-EN-SERVICE må ikke overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS som led i behandlingen efter denne aftale, medmindre dette er lovligt, nødvendigt og behørigt reguleret efter gældende databeskyttelsesregler.

Ud fra de oplysninger, vi aktuelt lægger til grund for vores hjemmeside og standardopsætning, overføres data ikke uden for EU/EØS. Hvis dette ændrer sig i et konkret kundeforhold, skal det håndteres særskilt og lovligt.

12. Audit og dokumentation

FIND-EN-SERVICE stiller efter rimelig anmodning relevant information til rådighed, som er nødvendig for at påvise overholdelse af denne databehandleraftale, i det omfang dette er proportionalt og foreneligt med fortrolighed, sikkerhed og driftsmæssige hensyn.

Den dataansvarlige kan efter rimeligt varsel og i relevant omfang anmode om dokumentation eller gennemføre audit, forudsat at dette sker på en måde, der ikke unødigt forstyrrer driften eller kompromitterer andre kunders sikkerhed og fortrolighed.

Omkostninger forbundet med omfattende eller ekstraordinær auditbistand kan faktureres særskilt.

13. Sletning og tilbagelevering

Ved ophør af behandlingen skal FIND-EN-SERVICE efter den dataansvarliges valg slette eller tilbagelevere personoplysninger, medmindre opbevaring er påkrævet efter gældende lovgivning.

Sletning eller tilbagelevering sker i praksis under hensyntagen til den konkrete tjeneste, datamængde, tekniske forhold, backupforhold og eventuelle lovpligtige opbevaringskrav.

14. Ansvar

Parternes ansvar i relation til denne databehandleraftale følger gældende lovgivning samt parternes øvrige aftalegrundlag, herunder eventuelle servicevilkår eller handelsbetingelser, i det omfang disse ikke strider mod ufravigelige databeskyttelsesregler.

Denne databehandleraftale ændrer ikke ved den dataansvarliges ansvar for lovligheden af de personoplysninger, formål, behandlingsgrundlag og instrukser, som databehandleren modtager.

15. Kontakt

Spørgsmål vedrørende denne databehandleraftale kan rettes til:

FIND-EN-SERVICE / IT-ALARMCENTRALEN.DK
Stamholmen 175, 1, 2650 Hvidovre
E-mail: gdpr@it-alarmcentralen.dk
Telefon: 88 74 74 78

16. Ikrafttræden

Denne standard databehandleraftale gælder som udgangspunkt som en del af samarbejdet mellem den dataansvarlige og FIND-EN-SERVICE, når FIND-EN-SERVICE behandler personoplysninger på vegne af kunden, medmindre parterne har indgået en særskilt underskrevet databehandleraftale eller anden skriftlig regulering, der erstatter denne version.

Denne databehandleraftale gælder for IT-ALARMCENTRALEN.DK, som drives af FIND-EN-SERVICE.