Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

FIND-EN-SERVICE er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, der indsamles via IT-ALARMCENTRALEN.DK og i forbindelse med vores levering af ydelser til private, erhverv og offentlige kunder.

2. Hvilke personoplysninger vi indsamler

Vi indsamler og behandler alene personoplysninger, der er relevante og nødvendige for de formål, som er beskrevet i denne politik. Afhængigt af din relation til os kan vi behandle følgende oplysninger:

• Navn
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Adresse
• IP-adresse og tekniske oplysninger om brug af hjemmesiden
• Korrespondance og indhold i henvendelser
• Bookingoplysninger og servicehistorik
• Oplysninger relateret til support, fejlmeldinger, enheder, systemer og sager
• Filer og dokumenter, som du frivilligt uploader eller sender til os
• Andre kunderelevante oplysninger, som er nødvendige for at levere vores ydelser

3. Hvordan vi indsamler oplysninger

Vi indsamler personoplysninger, når du blandt andet:

• udfylder kontaktformularer på hjemmesiden
• booker en service eller supportopgave
• bruger chat eller sender en supporthenvendelse
• opretter eller anvender en kundeportal
• tilmelder dig nyhedsbrev eller markedsføring
• kontakter os via e-mail, telefon eller andre kommunikationskanaler
• uploader filer, dokumentation eller øvrigt materiale i forbindelse med en sag
• modtager on-site support, fjernsupport, overvågning, reparation eller øvrige IT-services

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• at besvare henvendelser og yde kundeservice
• at levere bestilte IT-ydelser, herunder support, fejlfinding, reparation, overvågning og rådgivning
• at administrere booking, kundeportal, sager og serviceforløb
• at sende driftsmeddelelser, serviceinformation og praktiske beskeder
• at udarbejde tilbud, gennemføre aftaler og håndtere fakturering og bogføring
• at forbedre vores hjemmeside, brugeroplevelse og tjenester
• at dokumentere udført arbejde, sikkerhed og historik på sager
• at sende nyhedsbreve og markedsføring, når der foreligger gyldigt samtykke
• at forebygge misbrug, sikkerhedshændelser og uautoriseret adgang
• at overholde gældende lovgivning og legitime forretningsmæssige forpligtelser

5. Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på et eller flere af følgende grundlag, afhængigt af den konkrete situation:

• for at kunne gennemføre en aftale eller tage skridt forud for en aftale
• for at overholde en retlig forpligtelse, herunder bogførings- og dokumentationskrav
• på baggrund af dit samtykke, eksempelvis ved nyhedsbreve og visse typer markedsføring
• på baggrund af vores legitime interesser, eksempelvis drift, sikkerhed, dokumentation, forbedring af services og håndtering af kundehenvendelser

6. Følsomme oplysninger og filer

I visse tilfælde kan kunder vælge at sende materiale, der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger, eksempelvis i forbindelse med support, fejlfinding eller dokumentation. Sådanne data skal kun deles, når det er nødvendigt for den konkrete opgave.

Vi håndterer uploaded materiale og modtaget dokumentation sikkert og krypteret, og adgangen begrænses til relevante personer med arbejdsbetinget behov. Vi opfordrer samtidig til, at der udvises tilbageholdenhed med at sende følsomme oplysninger, medmindre det er strengt nødvendigt.

7. Brug af cookies, analyse og marketingteknologier

Vores hjemmeside kan anvende cookies og lignende teknologier til funktionalitet, statistik, sikkerhed og markedsføring. Dette kan blandt andet omfatte værktøjer inden for webanalyse, annonceoptimering og botbeskyttelse.

Vi anvender blandt andet kategorier af løsninger såsom analyseværktøjer, marketingværktøjer, sikkerhedsværktøjer og tekniske platforme, herunder eksempelvis Google Analytics, Meta Pixel og reCAPTCHA.

Hvor det er påkrævet, indhentes samtykke før ikke-nødvendige cookies og teknologier aktiveres. Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke via hjemmesidens cookieindstillinger, hvis denne funktion er gjort tilgængelig.

8. Modtagere og kategorier af databehandlere

Vi videregiver ikke personoplysninger unødigt. Oplysninger kan dog blive behandlet af betroede leverandører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for drift, sikkerhed eller levering af vores tjenester.

Det kan eksempelvis omfatte følgende kategorier:

• hostingudbydere og infrastrukturleverandører
• e-mailsystemer og kommunikationsplatforme
• CRM- og kundeadministrationssystemer
• support- og ticketsystemer
• backup- og sikkerhedsløsninger
• analyse- og marketingværktøjer
• fjernsupportværktøjer såsom TeamViewer, AnyDesk og Splashtop

Sådanne leverandører må alene behandle oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres funktioner eller ydelser til os, og under passende fortroligheds- og sikkerhedskrav.

9. Overførsel af oplysninger

Efter de oplysninger, vi aktuelt lægger til grund, overføres personoplysninger ikke til lande uden for EU/EØS som led i de behandlinger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Hvis dette ændrer sig som følge af ændrede systemer, leverandørforhold eller tekniske opsætninger, vil denne privatlivspolitik blive opdateret i overensstemmelse hermed.

10. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de er indsamlet, medmindre længere opbevaring er nødvendig efter lovgivning eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Typiske opbevaringsperioder

• Generelle kundehenvendelser, supportsager og servicehistorik kan opbevares i op til 10 år, når det er relevant for dokumentation, servicehistorik, kundeforhold og eventuelle krav.
• Regnskabs- og faktureringsoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt efter gældende bogførings- og dokumentationskrav.
• Markedsføringssamtykker og nyhedsbrevsoplysninger opbevares, så længe samtykket er aktivt, eller indtil det trækkes tilbage.
• Tekniske logoplysninger og sikkerhedsrelaterede data opbevares i en periode, der er nødvendig af hensyn til drift, sikkerhed og fejlsøgning.
• Uploaded filer og sagsmateriale slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige for den konkrete opgave eller det relevante kundeforhold.

Vi foretager løbende vurderinger af, om opbevaring fortsat er nødvendig, og vi har interne procedurer for sletning, indsigt og rettelse.

11. Sikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod tab, misbrug, uautoriseret adgang, ændring eller offentliggørelse.

Dette kan blandt andet omfatte:

• krypteret overførsel og sikker håndtering af data
• adgangsbegrænsning og rollebaseret adgang
• løbende overvågning, logning og tekniske kontrolforanstaltninger
• interne procedurer for håndtering af data og sikkerhedshændelser
• brug af relevante værktøjer i forbindelse med support, drift og beskyttelse af systemer

12. Fjernsupport, overvågning og adgang til kundesystemer

Som led i levering af vores IT-ydelser kan vi i konkrete tilfælde få adgang til kunders enheder, netværk, brugerkonti, systemer og data, eksempelvis ved fjernsupport, overvågning, fejlretning, installation eller reparation.

Sådan adgang sker alene i det omfang, det er nødvendigt for at levere den aftalte ydelse, og vi tilstræber altid at begrænse adgangen til det relevante og nødvendige. Adgang gives og anvendes under passende sikkerhedsforanstaltninger og intern kontrol.

13. Nyhedsbrev og markedsføring

Vi sender kun nyhedsbreve og markedsføring til personer, der har givet gyldigt samtykke hertil, eller hvor dette i øvrigt er tilladt efter gældende regler.

Du kan til enhver tid afmelde markedsføring via afmeldingslinket i e-mailen eller ved at kontakte os på gdpr@it-alarmcentralen.dk.

14. Dine rettigheder

Efter gældende databeskyttelsesregler kan du, afhængigt af omstændighederne, have ret til:

• at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet, når betingelserne herfor er opfyldt
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod visse behandlinger
• at få udleveret oplysninger i et struktureret og almindeligt anvendt format, hvor relevant
• at tilbagekalde samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte vores GDPR-afdeling på gdpr@it-alarmcentralen.dk.

15. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os først, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også mulighed for at indgive klage til den relevante tilsynsmyndighed for databeskyttelse.

16. Ændringer til privatlivspolitikken

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i lovgivning, tekniske løsninger, forretningsgange eller vores tjenester. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på hjemmesiden.

Denne privatlivspolitik gælder for IT-ALARMCENTRALEN.DK, som drives af FIND-EN-SERVICE.